Per chi lavora nel settore del turismo è fondamentale affidarsi ad un buon portale di gestione delle prenotazioni per ottimizzare il tempo e massimizzare i risultati.
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L’importanza di una buona gestione delle prenotazioni
Chi lavora nel turismo e ha a che fare ogni giorno con decine, o centinaia, di clienti, sa bene quanto organizzare il lavoro di check-in, check-out, pulizie, prenotazioni sia oneroso e comporti un grande dispendio di tempo e fatica.
Oltretutto, spesso, a causa della moltitudine di richieste da soddisfare, è facile per gli albergatori o i gestori di strutture adibite all’ospitalità commettere imprecisioni che comportano rallentamenti nello svolgimento delle mansioni e nell’organizzazione del personale.
Uno degli errori più comuni consiste nel dimenticare di appuntare qualche prenotazione e, di conseguenza, non preparare le stanze per l’arrivo degli ospiti. Oppure, non di rado le strutture sovrappongono più prenotazioni perché non riescono a tenere sotto controllo i check-in e chek-out che finiscono per incrociarsi.
Per questo, a supporto di albergatori, gestori di agriturismi e Bed and Breakfast o anche semplicemente di privati che affittano ville o appartamenti, sono nati diversi portali per la gestione delle prenotazioni. Si tratta di autentici “alleati” che semplificano la vita, snelliscono le procedure grazie ad evoluti sistemi online e, in definitiva, ottimizzano il lavoro rendendolo più veloce e produttivo.
Si tratta di portali che in modo facile e rapido permettono di avere sempre tutto a portata di click e di non perdere (e non perdersi) nessun dato, nessuna prenotazione, nessuna fattura.
Cosa fa un portale di gestione delle prenotazioni
La crescente richiesta di questo tipo di servizio, ha fatto nascere diversi siti che gestiscono le prenotazioni dei turisti, tra cui si distingue Avaibook, particolarmente performante. Infatti è importante scegliere bene a chi affidarsi per rendere il lavoro più semplice ed efficace e non correre il rischio di complicarlo ulteriormente.
Un buon portale di gestione delle prenotazioni deve soddisfare alcuni requisiti:
1) deve essere di utilizzo facile e immediato, sia per gli albergatori (o gli affittuari delle case) sia per i turisti.
2) Deve adattarsi al metodo di lavoro della struttura per renderlo più efficace ma non stravolgerlo e mandare in tilt il personale.
3) Deve sincronizzare le prenotazioni con il calendario manageriale in modo che quest’ultimo si aggiorni automaticamente e il responsabile abbia sempre tutto sotto controllo.
4) Deve aggiornare quotidianamente i Check-in e i Check-out in modo che la struttura possa organizzare il personale per le pulizie delle camere. Avaibook, ad esempio, tra gli altri utili servizi, fornisce anche la possibilità del Fast Check-in, permettendo di realizzare in anticipo e in forma automatica il Check-in dei viaggiatori.
5) Deve fornire un servizio di mail e sms automatici per comunicazioni interne allo staff o diretti alla clientela.
6) Deve fornire statistiche sull’andamento della struttura in modo da tenere monitorati i risultati del lavoro e apportare, se necessario, modifiche e miglioramenti.
7) Deve offrire diversi pacchetti di differenti importi, per soddisfare le esigenze di tutti i clienti, esigenze che cambieranno inevitabilmente a seconda che si tratti di un agriturismo o di un privato che affitta appartamenti per brevi periodi.
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